Комната или зал для переговоров в каждом офисе, несомненно, являются одними из важнейших помещений. Думаю, что много говорить, почему это так, не стоит. Достаточно отметить, что любая фирма в привлечении новых клиентов видит перспективы своего развития. А успешность переговоров с ними во многом зависит и от того, как выглядит зал, выделенный для этих целей.
Одним из важнейших критериев является просторность такого помещения. Нет, вам совсем не обязательно обустраивать громадное помещение, имеется в виду то, что должно быть достаточно места для свободного перемещения участников переговоров. Никому не понравится протискиваться по узкому проходу, чтобы занять место за столом. А мы ведь хоти произвести хорошее впечатление на партнёров! Приветствуется наличие свободного пространства между креслами сидящих и стеной позади них, это позволит желающим в случае затянувшегося обсуждения немного отодвинуться от стола или откинуться в кресле, сменив позу. Хорошо бы, чтобы это свободное пространство было шириной не менее, чем расстояние вытянутой руки.
Вот посмотрите, как грамотно организовано пространство на этой фотографии. Мы видим, что места для манёвров достаточно и стороны чувствуют себя легко и не принуждённо.
Следующий момент — это расположение и размеры входов и входных дверей. Они должны быть большими, просторными, чтобы не делать затруднительными пути отступления для ваших партнёров в случае, если что-то пойдёт не так. Созерцая просторную дверь, человек остаётся спокойным и уверенным, что он в любое нужное ему время сможет через эту дверь покинуть помещение. Поэтому, не располагайте ваших гостей вдоль стены с выходом, даже если есть стопроцентная уверенность, что в двери заходить никто не будет. Расположение двери за спинами ваших коллег неверно с психологической точки зрения, так как при её открывании все участник процесса рефлекторно обернутся, что может сбить с мысли и даже изменить ход переговоров.
Что касается освещения, то лучше, если оно будет естественным. Много солнечного света легко прояснит мысли и будет способствовать высокой продуктивности. Чем больше окон в зале переговоров, тем лучше.
Но будьте внимательны: если в целях безопасности на ваши окна были установлены решётки, то их обязательно нужно скрыть от взгляда ваших гостей, чтобы они не почувствовали себя запертыми.
Третий момент, по очереди, но не значимости, — это стол для проведения переговоров. Тут тоже есть некоторые нюансы, которые необходимо знать, если вы хотите сделать ваш бизнес успешным. Не обязательно располагать его в центре комнаты, но главное в его размерах выдержать всё тоже правило расстояния вытянутой руки. Именно на такой наименьшей дистанции друг от друга должны находиться участники переговоров, чтобы не нарушать личное пространство. Но перебарщивать также не стоит, ничего хорошего не получиться из таких переговоров, когда стороны буквально докрикивались друг до друга.
Теперь о форме стола. Он может круглый, овальный, квадратный, прямоугольный, а кто-то может выбрать и другие формы. Но каким отдать предпочтение?!
Не случайно же существует выражение круглый стол, потому что именно он настраивает переговорщиков на положительный лад. Свою роль играет и отсутствие острых углов, что опять таки, сглаживает ситуацию, это непростые слова. Если вы всё-таки выбрали квадратный стол или иной с острыми углами, позаботьтесь о том, чтобы все сидящие видели лица друг друга.
